Gerollte Handtücher, Kerzen, Duftstäbchen und Massagesteine auf einem Tisch im Spa

Terminbuchung für Ihren Wellness- & Spa-Betrieb

Ihre Gäste buchen per WhatsApp. WIcan antwortet sofort und sucht einen passenden Termin, auch wenn Ihr Team gerade mitten in einer Anwendung steckt. Sie geben den Termin anschließend mit einem Klick frei.

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Kennen Sie die Probleme?

Vier Dinge, die jedem Betrieb täglich Zeit und Nerven rauben.

Telefonate mitten in der Anwendung

Sie sind gerade mitten in einer Anwendung und gleichzeitig klingelt das Telefon. Ein Gast möchte einen Termin vereinbaren, verschieben oder absagen, und Sie müssen Ihre Behandlung unterbrechen.

Anfragen per E-Mail, Internetformularen, Laufkundschaft, …

Telefon, WhatsApp, Website und persönliche Nachfragen: Anfragen kommen von überall. Schnell geht eine Nachricht unter oder ein Gast wartet zu lange auf eine Antwort.

Jeder im Team plant anders

Der eine Mitarbeiter trägt Termine direkt in den Kalender ein, der nächste notiert sie irgendwo anders und am Ende fehlt der Überblick. Unterschiedliche Abläufe und unklare Zuständigkeiten sind die häufigste Ursache für Doppelbuchungen und Missverständnisse.

Gäste erscheinen nicht

Die Anwendung war fest eingeplant, doch der Gast kommt einfach nicht. Der Mitarbeiter ist eingeplant, der Behandlungsraum ist blockiert und die Zeit bleibt ungenutzt. Besonders ärgerlich, wenn in dieser Zeit andere Gäste gerne eine Anwendung gebucht hätten.

Probleme sind Zeitfresser. Terminplanung sollte kein Zeitfresser sein.

Telefonate, E-Mails, Nachrichten: Jede Anfrage unterbricht die Anwendung, und die Aufmerksamkeit fehlt dann den Gästen, die schon im Wellnessraum sind. WIcan übernimmt die Kommunikation rund um den Termin, damit Ihr Team bei seinen Gästen bleiben kann.

Zeitverlust und UnterbrechungenIhr Team hat Besseres zu tun, als sich täglich mit den Problemen herumzuschlagen.

Die Lösung

Wer hätte gedacht, dass es so einfach sein kann?

Wenn im Betrieb viel los ist, kann schnell der Überblick verloren gehen. Genau dann brauchen Sie Klarheit statt zusätzlichem Aufwand. Mit WIcan laufen Ihre Termine übersichtlich an einem zentralen Ort zusammen.

Ihre eigene BuchungsseiteIhre Gäste können rund um die Uhr ohne Umweg online eine Anwendung bei Ihnen anfragen, direkt über Ihre Website. Ohne Anruf, ohne Warteschleife und ohne langes Hin und Her.
Der WhatsApp ChatbotNeu dabei: Über unseren speziell für Sie eingerichteten WhatsApp Chatbot können Ihre Gäste in Alltagssprache per Nachricht eine Anwendung oder einen Termin anfragen, ohne Anruf und ohne komplizierte Formulare.
Manuelle BuchungenIhr Gast ruft lieber an oder kommt persönlich bei Ihnen vorbei? Kein Problem. WIcan lässt Ihnen Ihre gewohnten Abläufe und ermöglicht es Ihnen, Termine weiterhin selbst in Ihrem Dashboard einzutragen.

Ihr eigenes Dashboard

Ihre Zentrale: Kalender, Anfragen, Kundendaten, alles finden und verwalten Sie hier. Jede Anfrage wartet hier auf Ihre Bestätigung, ganz gleich, woher sie kam.

Termin bestätigt

Sie bestätigen den Termin, und WIcan kümmert sich um den Rest. Ihr Gast erhält automatisch die Zusage und wird zuverlässig an seinen Termin erinnert.

Erfahren Sie, wie WIcan Ihren Betrieb bei der täglichen Terminplanung unterstützt.

Vom Terminwunsch zur Anwendung

So läuft eine Terminbuchung in Ihrem Betrieb ab, vom ersten Chat bis zur Zusage.

1

Ihr Gast nennt Uhrzeit, Anwendung und Extrawünsche

Massage, Gesichtsbehandlung, Körperbehandlung, Wellness-Anwendung oder ein bestimmter Mitarbeiter: Das klärt WIcan im WhatsApp-Chat, zu jeder Tages- und Nachtzeit.

2

WIcan prüft Ihren echten Serviceplan

WIcan prüft Ihre Mitarbeiter, Anwendungen und verfügbaren Behandlungsräume und schaut, ob zur gewünschten Zeit etwas Passendes frei ist. Dabei plant WIcan die benötigten Zeiten realistisch, und auf Wunsch nennt es Ihrem Gast passende Anwendungen direkt im Chat.

3

Ihr Team gibt den Termin frei

Die Anfrage landet im Dashboard, nicht automatisch im Kalender. Ein Klick zwischen zwei Gästen genügt, dann geht die Zusage per WhatsApp an den Gast. Vor dem Termin folgt noch eine Erinnerung.

Features und Funktionen

Wie WIcan Ihrem Betrieb weiterhilft.

WIcan kennt die Herausforderungen im Spa-Alltag und übernimmt Abläufe rund um den Termin, damit Ihre Planung übersichtlich bleibt und Zeit spart.

24/7 verfügbar

Sie haben geschlossen und ein Gast möchte einen Termin buchen? WIcan nimmt Anfragen rund um die Uhr entgegen, auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.

Kennt Ihren Betrieb

WIcan wird individuell auf Ihren Spa-Betrieb eingerichtet und berücksichtigt Mitarbeiter, Anwendungen, Räume und verfügbare Zeitfenster.

Antwortet sofort

WIcan antwortet Ihren Gästen sofort, auch wenn Sie gerade mitten in einer Anwendung sind. So gehen keine Anfragen verloren.

Passende Terminvorschläge

WIcan berücksichtigt Anwendung, Dauer, Mitarbeiter, Behandlungsraum und verfügbare Zeitfenster, um passende Termine vorzuschlagen.

Ihr eigenes Dashboard

Alle Termine, Anfragen, Verschiebungen und Stornierungen laufen zentral in Ihrem Dashboard zusammen, übersichtlich und einfach verwaltbar.

Sie behalten die Kontrolle

WIcan übernimmt Routinen, aber Sie entscheiden. Mit einem Klick können Sie Termine bestätigen, verschieben oder ablehnen.

Erinnerungen an Ihre Gäste

WIcan erinnert Ihre Gäste rechtzeitig an ihre Termine. Bei Bedarf können sie unkompliziert absagen oder eine Verschiebung anfragen.

Und vieles mehr …

WIcan unterstützt Sie auch bei weiteren Aufgaben im täglichen Spa-Betrieb, individuell auf Ihre Abläufe abgestimmt.

Was WIcan nicht macht.

Was WIcan nicht tut. Was WIcan stattdessen macht.

Bestätigt keine Termine eigenmächtig.
Jede Anfrage wartet im Dashboard auf Ihre Freigabe. Stornierungen, Verschiebungen und Erinnerungen übernimmt WIcan automatisch. Die endgültige Zusage geben weiterhin Sie. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, welche Termine in Ihr Spa passen und wann Ihre Mitarbeiter eingeplant sind.
Verlangt keine App.
Der Gast bucht über WhatsApp oder im Browser auf Ihrer Website. Eine zusätzliche App muss dafür niemand installieren, auch kein Konto anlegen. Damit kann jeder anfragen, der Ihnen ohnehin schon schreibt.
Ersetzt nicht Ihren Service.
WIcan nimmt Ihnen den organisatorischen Aufwand ab und kümmert sich um Terminanfragen, Erinnerungen und Verschiebungen. Ihr Team hat in dieser Zeit den Kopf frei für Ihre Gäste und deren Anwendung.
Gibt keine Kundendaten an Dritte weiter.
WIcan verarbeitet Daten DSGVO-konform. Kundendaten werden verschlüsselt verarbeitet und nur im notwendigen Rahmen gespeichert. Ein AVV ist auf Wunsch möglich.

So sieht WIcan für Ihre Gäste aus

Der Gast merkt vor allem eines: Es antwortet sofort jemand. Sechs Schritte vom ersten „Hallo“ bis zur Erinnerung am Tag davor.

01

Anfrage

Der Gast schreibt per WhatsApp oder bucht über Ihre Buchungswebsite, wann und welche Anwendung er möchte. Auch um elf Uhr abends oder vier Uhr morgens.

02

Rückfrage

WIcan fragt, was noch fehlt: gewünschte Anwendung, Mitarbeiterwunsch, Dauer, Name oder besondere Wünsche.

03

Verfügbarkeit

Genannt werden Zeiten, die für Ihre Mitarbeiter und Behandlungsräume wirklich frei sind.

04

Freigabe

Die Anfrage landet im Dashboard. Nur noch ein Klick wird erwartet.

05

Bestätigung

Die Zusage geht per WhatsApp oder Mail an den Gast. Der Mitarbeiter, die Anwendung und die Uhrzeit sind nun fest eingeplant.

06

Erinnerung

WIcan meldet sich nochmals vor dem Termin beim Gast. Absagen oder Verschieben geht per Mail oder direkt im Chat.

So flexibel ist WIcan

Heute ein neuer Mitarbeiter, morgen ein ganzes Team.

Ihr Betrieb verändert sich, und WIcan passt sich an. Ob neue Mitarbeiter, zusätzliche Leistungen, neue Öffnungszeiten oder ein weiterer Standort: WIcan wächst mit Ihren Anforderungen und bleibt dabei einfach zu bedienen.

Neue Mitarbeiter

Einfach hinzufügen und sofort in die Terminplanung integrieren.

Neue Leistungen

Ob neue Anwendungen, Services oder Behandlungen: einfach hinzufügen.

Geänderte Öffnungszeiten

Anpassungen sind jederzeit möglich und werden von uns direkt übernommen.

Weitere Standorte

Auch mehrere Standorte lassen sich problemlos in Ihrem Dashboard verwalten.

Selbst ausprobieren

Schreiben Sie selbst mit dem Assistenten.

Links sehen Sie die Perspektive Ihres Gastes. Rechts sehen Sie, was Ihr Betrieb sehen würde. Mitarbeiter und Anwendungen gehören einem Beispielbetrieb.

So sieht eine Terminanfrage im Chat aus.

Der Vergleich

Was WIcan anders macht als ein klassisches Buchungstool.

Herkömmliches Buchungssystem

  • Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten bleiben liegen
  • Der Gast wartet lange auf einen Rückruf oder eine Nachricht
  • Jede Sonderanfrage landet wieder beim Team
  • Gäste müssen ein Formular ausfüllen oder eine App herunterladen
  • Starre Vorlagen, die nicht zu Ihrem Spa passen

Mit WIcan

  • Jede Anfrage bekommt sofort eine Antwort, auch nachts
  • Freigabe mit einem Klick im Dashboard, ohne Rückruf
  • Anwendungsauswahl, Mitarbeiterzuordnung und Extrawünsche laufen automatisch
  • Gebucht wird im WhatsApp-Chat, den die meisten Gäste ohnehin täglich nutzen
  • Auf Ihre Öffnungszeiten und Ihren Betrieb eingerichtet

Nächster Schritt

Weniger Zeitaufwand für Buchungen.Mehr Zeit für Ihre Gäste.

Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen, wie WIcan in Ihrem Betrieb arbeiten würde.

Kontakt aufnehmen
  • Unverbindlich
  • Erstgespräch in 15 Minuten
  • Eingerichtet auf Ihren Betrieb

Häufige Fragen

Alles, was Sie vor der Einrichtung für Ihren Wellness- und Spa-Betrieb wissen möchten.

WIcan ist selbst das Terminsystem und arbeitet zusätzlich mit Ihrem Google-Kalender zusammen. Wenn Sie bereits ein anderes System im Einsatz haben, schauen wir uns im Erstgespräch an, was übernommen werden kann und was wegfallen darf.

Ja. Wir hinterlegen Ihre Mitarbeiter, deren Anwendungen mit der jeweiligen Dauer und ihre Arbeitszeiten. WIcan rechnet damit: Eine Rückenmassage von 30 Minuten belegt einen anderen Zeitraum als eine Aromaöl-Massage von 90 Minuten, und angeboten wird nur, was wirklich in die Schicht passt.

Ja. Nennt der Gast einen Namen, prüft WIcan die Zeiten genau dieser Person. Nennt er keinen, teilt WIcan den Termin der Person mit den wenigsten Terminen an dem Tag zu und nennt sie dem Gast in der Zusage.

Ja. Vor dem Termin geht automatisch eine Erinnerung per WhatsApp raus, und der Gast kann selbst absagen oder eine Verschiebung anfragen. Ein Behandlungsraum, der am Vormittag frei wird, lässt sich nachmittags noch einmal vergeben.

In der Regel ist Ihr System innerhalb von 3–5 Werktagen betriebsbereit. Wir richten Öffnungszeiten, Mitarbeiter und Anwendungen für Sie ein. Technisch müssen Sie nichts tun, Sie brauchen nur ein Smartphone mit WhatsApp Business.

Die Tarife starten bei 79 € im Monat für Einzelbetriebe und sind monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr. Eine Übersicht aller Pakete finden Sie unter Preise.

Alle Daten werden DSGVO-konform verarbeitet, verschlüsselt gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Auf Wunsch stellen wir Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit.

Sprechen wir über Ihren Betrieb.

Schreiben Sie uns kurz, worum es in Ihrem Betrieb geht. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.

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