1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
WIcan GbR · German Wottschal, Lucas Jochim, Enrico Pascale
Ruhestraße 30, 88512 Mengen
E-Mail: kontakt@wican.dev

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben personenbezogene Daten nur, soweit Sie sie uns freiwillig im Rahmen des Kontaktformulars oder einer E-Mail-Anfrage mitteilen. Diese Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

3. Hosting

Diese Website wird bei Vercel Inc. (340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA) gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs) verarbeitet. Eine Verarbeitung auf Servern in den USA kann stattfinden; Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Cookies

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies und kein Web-Analyse-Tool von Drittanbietern. Technisch notwendige Cookies können durch den Hosting-Betreiber gesetzt werden. Im Betreiber-Portal (wican.info) wird zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie unseres Login-Dienstleisters gesetzt (siehe Abschnitt 7).

5. Buchungen über das WIcan-Portal & WhatsApp (Produktbetrieb)

Wenn Sie über das Buchungsportal eines Betriebs oder über den WhatsApp-Dienst eines Betriebs einen Termin buchen, verarbeiten wir die dabei anfallenden Daten (Name, Telefonnummer, gewählter Service bzw. Tisch, Personenzahl, Datum und Uhrzeit, ggf. Anmerkungen sowie die Inhalte Ihrer WhatsApp-Nachrichten) zur Durchführung der Buchung sowie zum Versand von Bestätigung und Erinnerung.

Rollenverteilung: Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Betrieb, bei dem Sie buchen, der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Die WIcan GbR handelt dabei ausschließlich weisungsgebunden als Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen gewünschten Buchung). Auskunfts-, Löschungs- und Widerspruchsverlangen können Sie sowohl an den Betrieb als auch an uns richten; wir leiten sie an den Betrieb weiter.

6. Automatisierte Beantwortung von WhatsApp-Nachrichten (KI-Einsatz)

Der WhatsApp-Dienst wird durch einen automatisierten Assistenten beantwortet. Zur Verarbeitung Ihrer Nachricht wird der Inhalt Ihrer Nachricht sowie der bisherige Gesprächsverlauf an die Anthropic PBC (548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA) als Auftragsverarbeiterin übermittelt und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet. Die Daten werden dort nicht zum Training von Modellen verwendet. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die EU-Standardvertragsklauseln.

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt: Jede Buchung wird vom jeweiligen Betrieb manuell bestätigt oder abgelehnt. Sie können jederzeit verlangen, dass Ihre Anfrage stattdessen persönlich durch den Betrieb bearbeitet wird — wenden Sie sich dazu direkt an den Betrieb.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein. Mit allen eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Übermittlungen in Drittländer stützen wir uns auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework.

• Vercel Inc. (USA) — Hosting der Websites und der serverseitigen Schnittstellen.
• Airtable Inc. (USA) — Speicherung der Buchungs- und Betriebsdaten.
• n8n GmbH (Berlin, Deutschland; Cloud-Betrieb) — Ablaufsteuerung der Buchungs-, Bestätigungs- und Erinnerungsprozesse.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) — WhatsApp Business Platform, Versand und Empfang der Nachrichten. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.
• Anthropic PBC (USA) — automatisierte Beantwortung der WhatsApp-Nachrichten (siehe Abschnitt 6).
• Google Ireland Ltd. (Irland) — Eintragung des Termins in den Kalender des Betriebs, soweit der Betrieb dies nutzt.
• Clerk Inc. (USA) — Anmeldung und Sitzungsverwaltung im Betreiber-Portal (wican.info). Betrifft ausschließlich Mitarbeitende der Betriebe, nicht buchende Gäste.
• Apify Technologies s.r.o. (Tschechien) — Recherche öffentlich zugänglicher Geschäftskontakte für unsere eigene Neukundenansprache (siehe Abschnitt 9). Betrifft keine Gästedaten.

8. Speicherdauer

• Buchungsdaten: 12 Monate nach dem Termin werden Name und Telefonnummer automatisiert und unwiderruflich entfernt (Anonymisierung). Zurück bleibt eine Zeile ohne Personenbezug, die nur noch der Auslastungsstatistik des Betriebs dient. Auf Weisung des jeweiligen Betriebs kann früher anonymisiert werden.
• WhatsApp-Gesprächsverläufe: Der Sitzungsverlauf wird nach Abschluss des Dialogs bzw. spätestens nach 30 Tagen verworfen.
• Kontaktanfragen über diese Website: Löschung nach abschließender Bearbeitung.
• Server- und Verbindungsprotokolle: Löschung nach längstens 30 Tagen.
• Geschäftskontakte zur Neukundenansprache: Löschung spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt, bei Widerspruch sofort.

9. Ansprache von Geschäftskunden

Für unsere eigene Neukundenansprache verarbeiten wir öffentlich zugängliche Kontaktdaten von Betrieben (Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, Website, Branche) aus öffentlichen Branchen- und Kartenverzeichnissen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Ansprache potenzieller Geschäftskunden). Kategorien und Herkunft der Daten nennen wir Ihnen auf Anfrage nach Art. 14 DSGVO. Sie können der Verarbeitung jederzeit formlos widersprechen; wir löschen den Eintrag dann unverzüglich.

10. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Buchungsdaten ist auf den jeweiligen Betrieb beschränkt und erfordert eine persönliche Anmeldung. Eingehende Schnittstellenaufrufe werden kryptografisch signiert bzw. mit Geheimnissen abgesichert. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO teilen wir Betrieben auf Anfrage mit.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu jederzeit an: kontakt@wican.dev. Wir beantworten Anfragen innerhalb eines Monats.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.